L’ancienne plateforme interne de Vilavi était une plateforme de partage d’articles sur les marques du Groupe. L’équipe Communication Interne prenait énormément de temps à créer le contenu. Après avoir rédigé et validé le contenu, l’équipe l’envoyait aux graphistes pour qu’ils le mettent en forme. Un processus de validation à de multiples niveaux, qui prenait du temps et personne n’était réellement autonome pour publier du contenu sur la plateforme.
Aussi, les équipes n’avaient que très peu de visibilité sur les statistiques du contenu : le contenu a-t-il été lu ? De quelle manière a-t-il été consommé ? Combien de temps ont passé les utilisateurs sur cette page ? Cela représentait un travail conséquent pour analyser les performances de l’article publié.
Un besoin concernant l’onboarding des nouveaux arrivants s’est fait ressentir, le livret d’accueil print ne suffisait plus. L’équipe a essayé une approche différente avec la solution Wordpress. Malgré le fait que cette solution ait fait ses preuves pendant un certain temps, les besoins de chaque métier évoluent. Wordpress a en effet certaines limites : il fallait payer pour installer des plug-ins et effectuer des intégrations, avec des outils tiers. C’est pourquoi l’équipe a cherché une solution spécialisée dans la communication interne et l’engagement des employés, et s’est ainsi tournée vers LumApps.
Vilavi souhaite disposer d’un outil complet et collaboratif, cependant n’étant pas assez mature pour déployer un réseau social d’entreprise, LumApps est le bon compromis pour le groupe : un outil simple, intuitif et modulable qui permet la centralisation des informations et la mise en place de communautés pour améliorer l’engagement et les échanges.
La solution étant totalement intégrée à Office 365, les informations de l’Active Directory de chaque utilisateur sont répliquées sur l’outil. Cela permet de disposer d’une plateforme personnalisée en fonction de l’utilisateur connecté.
L’accompagnement Wedocom a permis de sensibiliser les services à l’outil et à dynamiser les contributions sur la plateforme. Le projet étant bien structuré, aucun oubli n’a été commis... Disposant de consultants experts en assurance, ces derniers ont su guider et conseiller l’équipe projet à travers différents ateliers, et un suivi hebdomadaire dans le lancement de la plateforme. Les conseils ont permis de savoir quelle rubrique ou fonctionnalité mettre en avant à tel moment.
"Les valeurs de Vilavi sont l’expertise technique, la culture de l’action pour répondre aux besoins du plus grand nombre, et la proximité avec ses clients."
La fonctionnalité des communautés a été promue grâce au lancement de la communauté Halloween pour tous les collaborateurs. La mécanique d’un concours photo spécial Halloween a été implémentée. Les utilisateurs ont pu découvrir toutes les possibilités des communautés : publication de photos, de gifs, les likes, les commentaires, etc.
Les anniversaires professionnels des collaborateurs sont mis en avant sur la homepage de la plateforme grâce à l’intégration d’un carrousel d’image. Le design est réalisé par l’équipe créative du Groupe et est intégré par les contributeurs. Ceci est un contenu qui n’existait pas auparavant, les équipes ont profité du projet pour le lancer. Les utilisateurs sont alors mis en avant et remerciés pour leurs services !
Les offres sont dorénavant publiées sur la plateforme. Auparavant, celles-ci étaient envoyées par mail. LumApps permet alors la centralisation et l’accessibilité de ces informations à tous les collaborateurs du Groupe Vilavi !
Le Groupe ne disposait plus d’annuaire avant le projet LumApps. L'annuaire des employés intégré permet à tous de chercher, des trouver des pairs et de les contacter facilement et rapidement.
